Estrutura e Comunicação Empresarial


Trabalho de Carlos Faria


Introdução

Todos nós vivemos numa “sociedade de organizações”, desde que nascemos até morrer, percorremos várias etapas da nossa vida sempre ligados a organizações, como por exemplo, maternidade, infantários, escolas, empresas, seguradoras, etc. Também o nosso dia a dia é relacionado com organizações. Elas só permanecem se nós mantivermos o nosso interesse na sua existência. É o caso das maternidades, que continuarão a existir se houver necessidade de médicos e enfermeiras, para além das grávidas, pois no passado nascia-se em casa. Assim, as organizações só continuam a existir enquanto houver indivíduos dispostos a utilizar os seus produtos ou serviços por elas prestados, e/ou que nelas desejem trabalhar.

O exemplo de organização focado neste trabalho é uma empresa cujas características passo a desenvolver.


Empresa:

A empresa CECI é uma PME privada, nacional, que fabrica mesas de madeira na zona da Grande Lisboa. Os objectivos da empresa são gerar lucros, crescimento e adaptação ao mercado. No que respeita à sua capacidade de adaptação ao meio envolvente, esta empresa aposta no mercado de trabalho local e no controlo da poluição ambiental, procurando assim que os impactes locais sejam essencialmente positivos.

A CECI pretende formular uma estratégia controlada para definir a sua orientação e guiar as suas acções correntes. Para isso, tem de adequar a estrutura organizativa, ter produtividade e controlar a própria estratégia para que possa ser competitiva e eficiente. Tem que compreender as várias estruturas organizativas envolventes, com base nas suas características e nas suas condições de aplicação, e ter uma perspectiva dinâmica ao longo dos tempos.

A Classificação das Actividades Económicas (CAE) é composta por cinco algarismos, com o seguinte significado: Actividade Principal/ Divisão/ Grupo/ Classe/ Subclasse das Actividades. O CAE desta empresa é 20302 Indústria da Madeira e de Cortiça e suas Obras – Carpintaria. Sendo, portanto, a minha empresa ligada à ao sector da madeira, tem que se adaptar a requisitos de ordem ambiental, com implicações ao nível económico, social, político, demográfico, legal e tecnológico.

Este é o organograma da minha empresa, traduzindo a sua dinâmica e a forma como se estruturou para perseguir os seus objectivos.

A CECI tem na Administração dois elementos, eu e o meu irmão, e eu próprio como Director-Geral. Depois divide-se em quatro Departamentos – Financeiro, Pessoal, Produção e Marketing –, cada um sob a responsabilidade de um Director.

A Direcção Financeira procede à contabilidade da Empresa e gere as compras, a facturação e o pagamento dos salários.

A Direcção de Pessoal trata das funções relacionadas com os colaboradores da empresa, como as suas necessidades em termos de recursos humanos, recrutamento e selecção, contratos, formação, medicina do trabalho, processamento de salários, horários, férias e licenças, etc. É prioridade a escolha de pessoas efectivamente qualificadas para as funções da empresa e, simultaneamente, que tenham boa vontade e saibam gerar bom ambiente (goodwill). No sentido de optimizar o seu desempenho, é preocupação da empresa procurar a pessoa certa para o lugar certo, que os seus colaboradores tenham uma preparação de base cada vez mais elevada e proceder à sua formação contínua.

A Direcção de Produção está relacionada com o uso das máquinas e todos os procedimentos e processos que decorrem nas instalações da fábrica, bem como os camiões e a mão de obra.

Finalmente, a Direcção de Marketing, assegura que a actividade da empresa seja desenvolvida em resposta à evolução e necessidades do mercado, fazendo publicidade, estudos de mercado, investigação e desenvolvimento de novos produtos. Tudo isto, com o objectivo de aumentar as vendas da empresa, maximizando os seus lucros. O lema da Direcção de Marketing é “nós queremos que gostem dos nossos produtos”.

Todos estes Departamentos estão interligados com a Direcção-Geral, o que permite uma maior participação nas tomadas de decisão, uma melhor avaliação dos Directores, poder determinar poupanças em custos, aumentar a agressividade comercial e melhorar a utilização e desempenho dos recursos humanos.

A nossa estrutura organizacional envolve vários conceitos, como económicos, sociais, legais e tecnológiocs, entre outros, tendo em vista uma melhoria contínua que permita à empresa manter-se ao alcance da preferência dos consumidores.

Dado o perfil de vendas da empresa, com maior expressão no Centro do País, podemos controlar eficazmente a zona Norte e Sul, através da Sede na zona da Grande Lisboa.

Nesta organização aposta-se em diversos tipos de Comunicação Interna e Externa, nas formas escrita, oral e audiovisual.

Na escrita, existe o e-mail, cartas, folhetos, o Jornal da Empresa, notas em placard e a realização de inquéritos.

Em termos de comunicação oral, destaca-se o telefone, os grupos de trabalho, reuniões e a promoção e divulgação da empresa, através de visitas guiadas.

Quanto à comunicação audiovisual, é utilizado o vídeo, a televisão, o rádio e o computador para apresentações em Powerpoint.

Pretendemos transmitir uma Imagem com identidade forte, que será o bom nome da empresa, a credibilidade e a percepção que temos da realidade.

Não fomos nicho, mas temos tido grande sucesso no mercado, essencialmente devido ao nosso Empenho. Tivemos que recorrer a Outsourcing para suprir necessidades a que a organização não tinha forma de responder internamente, como ao nível das limpezas e segurança.

Por norma, não executamos turn over, porque, felizmente, a nossa empresa, é uma grande família e é produtiva, todos temos o mesmo objectivo final, e nos direccionamos para a mesma meta. Desta forma, não se põe a necessidade de rotatividade do pessoal.

Vivemos assim na nossa organização sob a influência da liberalização do mercado, mas não estamos ainda inseridos na globalização (mercados a nível mundial), embora vamos mantendo contactos através da Internet com outras empresas, tendo em vista negócios futuros. Podemos então afirmar que estamos no início de uma globalização social.